Av Jonas Forsberg, 2021-09-01 09:30

Det finns många viktiga delar i rekryteringsprocessen, från starka jobbeskrivningar som ger en rättvisande bild av rollen och attraherar duktiga sökande till tillförlitliga referenskontroller. När det gäller kompetensbedömning är intervjun en av de viktigaste delarna i rekryteringsprocessen. Vid en intervju får du chansen att ta reda på mer om en kandidats erfarenhet och kapacitet, men också om hans eller hennes personlighet och unika egenskaper. Detta är avgörande när du försöker bedöma hur väl personen skulle passa ihop med befintliga medarbetare, sin blivande chef och företaget i stort.

Mot bakgrund av detta är det värt att fundera över hur du kan utforma din intervjustrategi så att du får ut så mycket som möjligt av processen och hittar de bästa talangerna för ert företag.

Arrow_blue ladda ner intervjuguiden: så optimerar du kandidatintervjun

I det här blogginlägget går jag igenom en trestegsmetod med följande tre faser:

  • Planering och förberedelse
  • Intervju
  • Uppföljning efter intervjun

planering och förberedelse

Precis som många andra aspekter av HR och affärsverksamhet i allmänhet blir intervjuprocessen mer effektiv och produktiv när den har planerats grundligt. Du har så lite tid på dig att ta reda på så mycket som möjligt om varje sökande att förberedelserna blir helt avgörande för vad du lyckas få ut av intervjun.

det praktiska

Till att börja med är det en bra idé att dubbelkolla alla praktiska förberedelser så att intervjun kan börja i tid och löpa på smidigt. Här ingår t.ex. att bekräfta bokningar av mötesrum och se till att du avsatt tillräckligt med tid för en grundlig intervju. Du bör också se till att du har frigjort tid före mötet så att du är helt klar att börja den avtalade tiden, och även omedelbart efter intervjun så att du hinner skriva ned dina första tankar och intryck.

Kom ihåg att intervjuprocessen inte bara handlar om att företaget behöver utvärdera de sökande. Det är också en möjlighet för enskilda kandidater att lära känna företaget bättre och bilda sig en tydlig uppfattning om huruvida han eller hon vill arbeta för er.

Företaget gör ett sämre intryck om intervjun störs av problem som förseningar eller dubbelbokade mötesrum, vilket ökar risken att eftertraktade kandidater vänder sig till en annan arbetsgivare istället.

gör research om kandidaten

En annan viktig del av planerings- och förberedelsefasen är att göra research om personen som söker tjänsten. Avsätt tid för att gå igenom all information du har om personen, från kompetenser, erfarenhet, kvalifikationer och annat som går att utläsa av hans eller hennes cv till allt du kan hitta via personens LinkedIn-profil. Överväg också om du är beredd att gå igenom personens aktiviteter på andra sociala medier, vilket kan ge en mer detaljerad bild av den sökande som person.

Att veta lite mer om de enskilda kandidaterna underlättar nästa steg i förberedelserna inför intervjun: att planera frågorna.

förbereda frågor

Några av de frågor du ställer under intervjuerna kommer att vara desamma för varje intervjuperson. När du försöker bedöma om en kandidat är rätt för ett jobb frågar du kanske t.ex.

  • Vilka var dina viktigaste ansvarsområden på ditt senaste jobb?
  • Kan du beskriva ett problem du ställdes inför i ditt senaste jobb? Hur löste du det?
  • Vilka aspekter av ditt tidigare jobb upplevde du som stressiga?
  • Hur hanterade du det?

För rättvisans och konsekvensens skull är det viktigt att ha vissa kärnfrågor som du ställer till alla sökande, men det finns också tillfällen då du behöver skräddarsy frågorna efter individen. I vissa fall behöver du kanske fråga om luckor i anställningshistoriken eller om vad en kandidat lärt sig i specifika tidigare roller.

Det kan också vara användbart att tänka ut några ovanliga eller öppna intervjufrågor som uppmuntrar den sökande att tänka utanför boxen och kommunicera på ett mer naturligt och improviserat sätt. Det blir lättare att lära känna kandidaten om du kan få honom eller henne att frångå standardformuleringar och inövade svar.

vara redo att svara på frågor

Återigen är det viktigt att komma ihåg att intervjuerna inte bara är en möjlighet till kompetensbedömning för dig, utan också en chans för den sökande att ta reda på mer om ditt företag. Intervjuerna ger dig ytterligare en möjlighet att marknadsföra företaget gentemot enskilda sökande.

Du bör alltså förbereda dig så att du kan berätta mer om organisationen och svara på eventuella frågor från de sökande.

Inför intervjuerna kan du försöka förbereda dig på troliga frågor genom att tänka igenom aspekter som dessa:

  • Hur ser historien bakom vårt företag och vårt varumärke ut?
  • Vilka är företagets unika säljfördelar?
  • Vilka utmaningar står vi inför just nu?
  • Varför är den här tjänsten ledig?
  • Hur visar vi våra anställda uppskattning? Hur belönar vi dem?
  • Vilka är företagets mål för de kommande åren?

intervju

När det är dags att faktiskt genomföra intervjun är det alltid bra att ha en tydlig uppfattning om hur du vill att konversationen ska flyta och vad du hoppas få reda på under intervjun. För många företag är det viktigt att fokusera på tre specifika dimensioner vid bedömningen av en sökande, nämligen huruvida han eller hon är

  • rätt för jobbet
  • rätt för chefen
  • rätt för företaget

Med den metoden kan du skapa dig en fyllig bild av en persons kompetens och potential, men också av hur väl han eller hon passar in i er företagskultur och med sina potentiella blivande kollegor.

intervjuns inledning

En del sökande är nervösa, särskilt i början av intervjun, så det är en god idé att fundera över hur du kan få intervjupersonerna att känna sig mer bekväma. Det kan t.ex. handla om att själv uppträda lugnt, att inleda med några informella frågor om hur kandidaten tog sig till intervjun eller liknande eller att småprata lite så att det blir lättare att slappna av och tala fritt. Det här är viktigt eftersom det är svårt att bilda sig en uppfattning om hur en person skulle passa in på företaget om han eller hon är så nervös att beteendet påverkas.

I början av intervjun är det också viktigt att du presenterar dig och berättar kort om din bakgrund och roll på företaget, liksom om själva verksamheten och varför ni behöver tillsätta den aktuella tjänsten.

Innan ni tar er an själva intervjun bör du också förklara vilka former den kommer att ta sig, hur länge den kommer att pågå och vad som kommer att hända efteråt.

När ni har presenterat er och du har redogjort för intervjuplaneringen kan du gå vidare och börja utforska intervjupersonens lämplighet för det specifika jobbet och för organisationen i stort.

rätt för jobbet

Att göra en bedömning av den sökandes förmåga att utföra jobbet och utföra det väl bör vara huvudsyftet med alla intervjuer. Leta efter personer som har den rätta kärnkompetensen och erfarenheten för rollen, men som också är genuint intresserade av att göra ett bra jobb och att fortsätta lära och utvecklas inom företaget.

Det finns många frågor du kan ställa för att bedöma om en sökande är rätt för jobbet, t.ex.

  • Vilka var dina viktigaste starka sidor enligt din chef vid ditt senaste utvecklingssamtal?
  • Vilka var dina viktigaste förbättringsområden?
  • Vilka aspekter av det här jobbet tror du att du skulle tycka var intressantast eller roligast
  • Vilka delar av jobbet tror du skulle vara en utmaning?

De flesta av frågorna kommer att vara bestämda på förhand, men var också beredd att improvisera och ställa följdfrågor baserat på de svar du får. Kanske vill du att en kandidat ska utveckla någon särskild punkt eller så behöver du omformulera eller anpassa en fråga för att få ett mer givande svar.

Under hela intervjun bör du vara uppmärksam på hur den intervjuade sätter sina svar i ett sammanhang och anteckna eventuella observationer. Om du t.ex. frågar om tidigare misstag eller svagheter kan du titta efter tecken på att kandidaten är medveten om sina tillkortakommanden, men samtidigt angelägen om att utvecklas och ta till sig nya kompetenser. Det kan vara bättre att anställa någon som är samvetsgrann och villig att lära än någon som är tekniskt kompetent men saknar motivation.

rätt för chefen

Relationerna mellan chefer och medarbetare är en viktig del av ditt företags allmänna hälsa, effektivitet och produktivitet. Försök därför alltid bedöma hur väl en kandidat skulle passa ihop med sin potentiella chef.

Se till att du utformar frågorna på ett sätt som ger dig möjlighet att bedöma om kandidaten delar den blivande chefens värderingar, bild av arbetet och allmänna synsätt.

Frågor du kan överväga att ställa:

  • Vem är den bästa chef du någonsin haft? Varför tyckte du om att arbeta med henne eller honom?
  • Kan du berätta om ett tillfälle då du hade svårt att jobba med en viss chef?
  • Vad specifikt var det i den chefens arbetssätt som du hade svårt för? Hur hanterade du situationen?

Du kan sedan analysera den sökandes svar i förhållande till de ledarstilar som förekommer inom företaget. Det här blir extra viktigt om den person under vars ledning kandidaten ska arbeta – oavsett om det är du själv eller någon annan – har en mycket specifik ledarskapsmetod eller ett unikt sätt att kommunicera och motivera medarbetarna.

rätt för företaget

Genom att lägga fokus på hur väl en kandidat skulle kunna integreras i ditt företag kan du undvika felrekryteringar och de negativa följder det medför, från kostnaderna för att utannonsera tjänsten på nytt till de produktivitetsförluster som uppstår medan den är otillsatt. Hur lämplig den sökande är med tanke på er arbetsmiljö, er befintliga personal och företagets värderingar är viktiga teman som du bör fokusera på under intervjuerna.

Du kan börja bilda dig en uppfattning om dessa egenskaper med hjälp av frågor som:

  • Vilken av dina tidigare arbetsgivare tyckte du mest om att arbeta för och varför?
  • Berätta om en gång när du ingick i ett riktigt framgångsrikt team!
  • Vad var nyckeln till teamets framgångar?
  • Vad vet du om vårt företag?

Bedömningen av huruvida en kandidat är rätt för företaget är en av de delar i rekryteringsprocessen där tekniska lösningar kan komma till nytta. Det gäller särskilt i dessa tider när rekrytering och introduktion ofta sker på distans. Med verktyg som Modern Hire kan du visa filmer som ger en inblick i livet på ditt företag eller presentera verklighetsbaserade scenarier och fallstudier att diskutera med intervjupersonen.

uppföljning efter intervjun

När du är klar med dina frågor och bedömningar och har gett intervjupersonen möjlighet att ställa sina frågor kan du avsluta intervjun genom att tacka kandidaten och berätta vad som kommer att hända härnäst. Särskilt viktigt är att vara tydlig med hur och när kandidaten kan vänta sig att höra från er igen.

Avsätt lite tid direkt efter intervjun till att skriva ned dina första tankar och intryck.

Frågor du kan ställa dig:

Vilka är den sökandes tydligaste styrkor och svagheter?

  • Kan kandidatens brister när det gäller kunskap och erfarenhet lösas genom utbildning och utveckling?
  • Verkar det som den här personen skulle passa ihop med resten av teamet och företaget?

När du har gjort klart för dig vad du själv tycker om kandidaten kan du dela resultat och insikter från intervjun med berörda kollegor och intressenter – en annan uppgift som kan underlättas med verktyg som Modern Hire – innan du fattar ett beslut om hur du ska gå vidare.

Glöm inte att kandidaten har investerat mycket tid i att komma på intervjun och därför bör få besked från dig så snart du fattat ditt beslut. Ge kandidater som inte går vidare i processen återkoppling om hur det gick på intervjun och varför de inte tagit sig vidare.

Vill du veta mer om hur du optimerar dina intervjuer? Ladda ned vår senaste guide med steg-för-steg-beskrivningar och rekommendationer som du kan implementera direkt.

ladda ner guiden

kommentarer