Av Josefine Kjellgren, 2021-10-22 10:00

I en perfekt drömvärld är varje kandidat helt rätt för tjänsterna de har och alla medarbetare jobbar tillsammans i harmoni. Men så ser det inte ut i verkligheten. Där uppstår av olika skäl personalomsättning och du behöver rekrytera nya medarbetare för att ersätta de som lämnat dig.

Vissa typer av personalomsättning är önskvärda. När entusiastiska nyanställda ersätter improduktiva medarbetare som tappat engagemanget höjer det till exempel ofta moralen i hela arbetsstyrkan. Andra typer av personalomsättning är oönskade. När produktiva medarbetare slutar för att de inte trivs kan det skada företaget, och ibland indikera att det finns ett problem med trivsel på arbetsplatsen.

Som tur är kan du i viss utsträckning kontrollera personalomsättningen. I slutet av det här inlägget kommer jag att beskriva tre användbara strategier för att behålla personalen, men först ska jag gå igenom olika typer av personalomsättning och visa två olika sätt du kan beräkna personalomsättning.

vad är personalomsättning?

Enkelt uttryckt är personalomsättning ett mått på antalet personer som lämnar ditt företag under en viss tidsperiod. Ju högre personalomsättning, desto fler medarbetare behöver du rekrytera – och desto större blir rekryteringskostnaderna.

Och ökade rekryteringskostnader är inte den enda bieffekten av hög personalomsättning. Produktiviteten minskar, och det tar ett bra tag för en nyanställd att bli lika effektiv som en långvarig medarbetare. Moralen bland medarbetarna brukar också påverkas negativt när kollegor slutar – särskilt om gräset verkar grönare på den arbetsplats de bytt till. När en nyckelperson säger upp sig kan det ibland leda till personalflykt, då många andra medarbetare följer efter.

De flesta företag mäter personalomsättningen per kvartal eller år. Vissa verksamheter anger endast nivån för hela företaget, andra mäter även per avdelning eller anläggning för att få en mer detaljerad bild. Det är med personalomsättning som med andra medarbetarmått: ju mer data du har, desto bättre blir din förståelse.

typer av personalomsättning

Det finns flera typer av personalomsättning. I det här avsnittet går vi igenom önskad respektive oönskad och frivillig respektive ofrivillig personalomsättning, samt uppsägningar till följd av arbetsbrist.

önskad kontra oönskad personalomsättning

Kan personalomsättning någonsin vara önskvärd? Kort sagt, ja. När improduktiva medarbetare eller anställda med negativa attityder lämnar din organisation kan moralen faktiskt förbättras. Medarbetare som inte gör ett bra jobb är dyra för företaget och kan minska produktiviteten. När de slutar och du ersätter dem med nya entusiastiska personer går produktivitetsnivåerna nästan alltid upp.

Om du verkar i en säsongsbransch måste du kanske skära ned på personalstyrkan under lågsäsong. I ett sådant fall är personalomsättning en nödvändighet eftersom det hade varit för dyrt att ha kvar medarbetare som inte behövs.

De allra bästa medarbetarna är däremot svåra att ersätta om de slutar. De riktiga stjärnorna söker sig vidare om de blir besvikna, frustrerade eller uttråkade. När en sådan medarbetare har slutat känner sig resten av personalstyrkan vilsen och moralen sjunker. Det behöver kanske inte sägas att den typen av personalomsättning inte är önskvärd.

frivilliga avgångar

Frivilliga avgångar kan vara både önskade eller oönskade. Det händer att medarbetare som inte presterar hellre lämnar företaget än tar till sig av konstruktiv återkoppling. Många HR-avdelningar betraktar detta som en typ av önskvärd personalomsättning.

De vanligaste skälen till att anställda slutar är dock att de hittar en annan tjänst som bättre motsvarar deras kompetens eller långsiktiga planer eller att de flyttar. Den typen av frivilliga avgångar är oönskade. Lyckligtvis är det också de som är lättast att kontrollera.

avskedanden

Medarbetare som bryter mot företagsregler, presterar undermåligt under långa perioder eller trasslar in sig i försummelser eller tjänstefel kan avskedas. Avsked, alltså att medarbetaren ”får sparken”, är i allmänhet en sista utväg.

Att avskeda någon är inte alltid friktionsfritt – faktum är att det medför vissa risker. Om du inte är noga med att följa arbetsrätten kan till synes enkla avsked bli mer komplexa. Försäkra dig om att du följer arbetsrätten i ditt område, inbegripet regler om slutlön, uppsägningstid och semesterersättning.

Avskedanden kan vara svåra för övriga medarbetare att hantera. När människor får sparken – särskilt om det händer ofta – känner sig andra anställda mindre trygga. Om du måste avskeda någon bör du lugna dina övriga medarbetare, agera transparent och ge dem bekräftelse för väl utfört arbete.

uppsägningar till följd av arbetsbrist

Denna typ av uppsägningar förekommer när företag i ekonomiskt svåra tider reducerar antalet anställda för att bevara sin solvens. Även när säsongsprojekt upphör eller av andra verksamhetsskäl kan medarbetare sägas upp till följd av arbetsbrist. Covid-19-pandemin orsakade exempelvis övertalighet med denna typ av uppsägningar som följd i en rad branscher. Trots omfattande statliga subventioner var det många som förlorade sina anställningar och tvingades söka arbetslöshetsersättning.

Uppsägningar till följd av arbetsbrist betraktas ofta som ”rättvisa”, så länge inte arbetsgivaren använder orättvisa kriterier för att välja vilka medarbetare som ska sägas upp. Vid uppsägningar har medarbetarna ofta rätt till avgångsersättning, så kontrollera vad som står i gällande lagar och avtal innan du agerar.

Vill du veta mer om vad som orsakar hög personalomsättning klicka på länken nedan för att ladda ner vår guide. 

ladda ner guiden

räkna ut personalomsättningen

Det är inte svårt att beräkna sin personalomsättning. Innan du börjar fastställer du tidsramen – de flesta organisationer anger personalomsättningen per kvartal eller år. Ta sedan reda på hur många anställda du hade i början av den perioden och hur många anställda som fanns kvar vid periodens slut. Lägg ihop dessa två tal och dela dem med två för få det genomsnittliga antalet anställda.

Räkna sedan de medarbetare som lämnat företaget under tidsperioden. Nu kan du använda följande formel för att räkna ut personalomsättningen i procent:

(Antalet anställda som slutat ÷ det genomsnittliga antalet anställda) x 100 = personalomsättningen i procent

Anta att du har 200 anställda den 1 januari och 196 anställda den 31 december:

  • (200 + 196) ÷ 2 = 198 anställda i genomsnitt

Mellan den 1 januari och den 31 december lämnade 20 personer ditt företag. Utifrån den siffran beräknar du personalomsättningen i procent på följande sätt:

  • (20 ÷ 198) x 100 = 10,1 % personalomsättning

Om du hyr in personal eller anställer säsongsarbetare beräknar du omsättningen för den gruppen separat från omsättningen för fast hel- och deltidspersonal. På så sätt kan du följa personalkostnaderna mer exakt.

faktisk personalomsättning

Faktisk personalomsättning avser antalet anställda du förlorar under en viss, kort tidsperiod. De flesta företag anger detta tal per månad. En av de bästa anledningarna att göra denna beräkning är att du löpande håller koll på när anställda slutar, sägs upp eller avskedas.
Den faktiska personalomsättningen räknar du ut med formeln ovan – byt bara ut det årliga genomsnittliga antalet anställda mot ett månadsgenomsnitt.

personalomsättning på årsbasis – prognos

När du har beräknat den faktiska personalomsättningen kan du räkna om den till årsbasis. Personalomsättningen på årsbasis utgör då en prognos för den framtida omsättningen per månad eller år, vilket kan vara användbart när du planerar för framtida rekryteringskostnader.

Lägg ihop det genomsnittliga antalet anställda för varje månad. Dela sedan summan med 12 för att få genomsnittsantalet anställda per månad. Lägg därefter ihop antalet anställda som slutade var och en av månaderna, och dela summan med 12 för att få ett genomsnitt per månad. Slutligen infogar du dessa tal i den vanliga formeln för att beräkna personalomsättning. Resultatet är den genomsnittliga omsättningen per månad i procent.

vad är en normal personalomsättning?

Noll procents personalomsättning är rätt och slätt orealistiskt. Men vilken omsättningsnivå kan vara realistisk att sikta på? Det beror på vilken bransch du verkar i.

I tillverkningsindustrin varierar t.ex. personalomsättningen mellan olika länder: vissa elektroniktillverkare i Kina har så hög omsättning som 300 %. Samtidigt förlorar fyra av tio tillverkningsföretag i USA över 20 % av sina medarbetare per år. Enligt Make UK var den brittiska tillverkningsindustrins personalomsättning 2020 17,6 %, en uppgång från 14,4 % 2018.

Enligt SHRM Human Capital Benchmarking Report är genomsnittet för samtliga branscher 18 % personalomsättning. De flesta som svarade på enkäten uppgav nivåer på mellan 12 och 20 %. Enligt SHRM bör verksamheter i icke säsongsbundna branscher sikta på en personalomsättning på runt 10 %.

varför är personalomsättningen betydelsefull?

En av de viktigaste anledningarna att analysera personalomsättningen är kostnaden – det är dyrt att hela tiden anställa nya medarbetare. Enligt en färsk Gallup-undersökning kan kostnaderna för att ersätta en anställd motsvara upp till två gånger den anställdes årslön.
Enligt samma Gallup-undersökning kan 52 % av de frivilliga avgångarna undvikas. Med andra ord säger folk upp sig på grund av problem som hade kunnat lösas. Genom en grundlig analys av personalomsättningen får du tillfälle att förändra ditt företag till det bättre. Om du tar reda på varför människor säger upp sig kan du införa förändringar som förbättrar stämningen och arbetsmoralen och minskar personalomsättningen.

vad är orsakerna till personalomsättning?

Det finns en rad olika orsaker till personalomsättning. Vissa arbetstagare slutar för att byta karriär, andra söker sig vidare från en undermålig arbetsmiljö. Det finns också de som säger upp sig när deras familjesituation ändras eller när de får ett bättre erbjudande från en annan arbetsgivare.

De flesta frivilliga avgångar orsakas dock av ledningsproblem, brist på möjligheter eller utbrändhet. Låt oss ta en närmare titt på var och en av dessa tre faktorer.

ledningsproblem

När chefer ständigt kritiserar sina anställda blir arbetsmiljön fientlig och människor säger upp sig. Både chefer som styr medarbetarna in i minsta detalj och chefer som inte styr tillräckligt, utan lämnar medarbetarna helt åt sitt öde ökar personalomsättningen. Medarbetare som upplever sin närmaste chef som svår att jobba med blir oengagerade och känner ett obehag inför att gå till jobbet. Efter ett tag hittar de andra anställningar.

brist på utvecklingsmöjligheter

Människor som inte har möjlighet att göra framsteg i sin anställning går vidare till andra jobb. Ett jobb utan några utvecklingsmöjligheter är inte särskilt attraktivt. Det är däremot utbildningsprogram och möjligheter till befordran. Ett sätt att få dina bästa och smartaste medarbetare att trivas är att erbjuda dem relevanta kurser som kan hjälpa dem att avancera i organisationen.

utbrändhet

Arbetsmiljöer med stark stress och för lite tid till återhämtning leder ofelbart till utbrändhet bland medarbetarna. När människor känner sig utarbetade och upplever att de har för stora åtaganden börjar de känna sig överväldigade. I det läget söker sig medarbetarna vidare till andra jobb, om de inte får möjlighet att strukturera om arbetsbördan.

lär dig mer om personalomsättning och vad du kan göra för att minska den

Oavsett om din personalomsättning är frivillig eller ofrivillig, önskad eller oönskad kostar den pengar och påverkar dynamiken på arbetsplatsen. Ledningsproblem, utbrändhet och bristande utvecklingsmöjligheter är alla faktorer som genererar personalomsättning och påverkar produktiviteten.

Över hälften av alla frivilliga uppsägningar kan faktiskt undvikas – kanske en förvånansvärt hög andel. Ladda ned vår praktiska guide via länken nedan för att lära dig mer om de främsta orsakerna till personalomsättning och vad du kan göra åt dem.

ladda ner guiden

kommentarer