Av Maria Uggla, 2017-11-01 16:40

Ett mejl skrivet i affekt kan få förödande konsekvenser. Både på ett personligt och affärsmässigt plan. Därför är det viktigt att stanna upp och fundera på mål och konsekvenser innan man trycker på “skicka”-knappen.

Ibland kanske det är bättre att inte skriva alls, eller åtminstone ta en paus innan man börjar hamra på tangentbordet. Maria Uggla, pressansvarig på Randstad, berättar hur man ska göra för att undvika några av de vanliga fallgroparna när det kommer till mejlskrivande i vredesmod.

tipsen_for_att_skriva_trevliga_mail_fast_du_ar_sur.jpg

– För det första bör du i möjligaste mån undvika att skriva mejl i affekt. Ta en kopp kaffe, sätt dig ner och andas djupt några gånger. Kom ner i varv först, sedan kan du börja skriva, konstaterar hon.

Men ibland kanske inte en kopp kaffe hjälper för att lugna sig. Hur gör man då?

– Är du så pass upprörd att du inte kan lugna ner dig bör du fundera på om du ska mejla över huvud taget. Då kanske det är bättre att försöka träffa personen ansikte mot ansikte eller ringa. Muntlig kommunikation tenderar att bli lite mjukare i tonen och det är lättare att för motparten att direkt förklara sig.

öppna upp för fortsatt dialog

Ofta när man är sur beror det på att man har en annan uppfattning om någonting än den som ska är på andra sidan. Målet för ens kommunikation är då att försöka förstå sin motpart och få denne att förstå dig. Därför är det viktigt att uttrycka sig på ett sätt som bäddar för förståelse.
– Undvik kommandon av typen: “Du måste”. Skriv istället: “Jag förstår din synpunkt, men...” På så sätt visar du respekt för den andre och öppnar samtidigt för fortsatt dialog. Är du saklig är det lättare för motparten att ändra sig. Om du bara är aggressiv och kritisk når du sällan fram till mottagaren, säger Uggla.
– Det är också viktigt att vara kortfattad. Är du är stringent och tydlig blir ditt budskap mycket enklare för motparten att ta till sig, fortsätter hon.

läs alltid igenom ditt mejl innan du skickar det

Även om du är besviken är det viktigt att ställa dig frågan: Hur får jag fram mitt budskap så konstruktivt som möjligt? Uggla har tre handfasta tips som får dig att framstå som seriös och genomtänkt.

  • Var försiktig med utropstecknen! Om du överanvänder dem framstår du lätt som onyanserad.
  • Använd alltid rättstavningsprogram, även i mejl.
  • Skriv inte mejlen så att du vill återta dem senare, det går inte. Kolla igenom allt innan du skickar. Är du osäker, låt någon annan läsa ditt mejl först.

kommentarer