Av Josefine Kjellgren, 2021-05-31 10:15

Frånvaro på arbetsplatsen är en fråga som alla företag behöver hantera. Ett partnerskap med Randstad kan hjälpa dig att minska frånvarons effekter på ditt företag genom snabba, pålitliga bemanningslösningar och effektiv personalhantering.

Alla arbetsgivare behöver någon gång ta itu med frånvaro på arbetsplatsen. Arbetsgivare i USA hade en genomsnittlig frånvaro på 2,8 % under 2019, enligt Bureau of Labor Statistics, medan nivån i Europa har uppskattats till i genomsnitt mellan 3 % och 6 %.

Den frånvaronivå som arbetsgivarna ställs inför påverkas ibland av extraordinära eller oförutsedda händelser, såsom covid-19-pandemin. Coronavirusets spridning i EU-länderna bidrog till att antalet personer som var frånvarande från arbetet till följd av sjukdom ökade från 3,9 miljoner första kvartalet 2020 till 4,4 miljoner andra kvartalet.

Oavsett yttre omständigheter eller påverkansfaktorer behöver du en plan för att hantera frånvaro. Detta blir särskilt viktigt när antalet personer som tar oplanerad ledighet eskalerar till sådana nivåer att det får allvarliga konsekvenser för företaget, såsom att ni missar tidsfrister eller att produktiviteten faller.

I det här blogginlägget vill jag lyfta fram några exempel på vad Randstad kan göra för att hjälpa dig ta kontroll över problemet. Det handlar om allt från smidiga, pålitliga bemanningslösningar till långsiktig personalhantering och omsorg om medarbetarna.

Arrow_blue ladda ner case: hur smart bemanning förbättrade närvaron.

bemanning när du behöver den

Först och främst behöver du rätt personalkapacitet för att hålla kärnverksamheten igång och uppnå de viktigaste målen, såsom att leverera i tid till kund. Om frånvaron blir så omfattande att den stör grundläggande processer och riskerar att påverka leveranserna till kund behöver du kunna reagera fort och snabbt få tillgång till den personal och kompetens som krävs för att upprätthålla produktiviteten.

Vi kan hjälpa till genom att ge dig omedelbar tillgång till ett nätverk av granskade, pålitliga kandidater. Vid tillfällen när du redan är pressad av personalbrist har du inte tid att söka upp och utvärdera personal som kan komma in med kort varsel för att fylla luckorna.

Om du lämnar över processen till ett pålitligt HR-företag med lång erfarenhet sparar du tid samtidigt som du säkerställer att du får personal som genomgått noggranna kontroller och utvärderingar innan de rekommenderas för dig. Om du har ett väletablerat samarbete med en rekryteringspartner kan du dessutom vara säker på att du utnyttjar alla fördelar med flexibel och tillfällig arbetskraft.

Vi har 60 års erfarenhet av att hjälpa företag i en rad olika branscher uppfylla sina rekryterings- och bemanningsbehov. Vi tar oss tid att förstå din verksamhet och dina viktigaste utmaningar, mål och prioriteringar, och kan därför ge dig rätt medarbetare vid rätt tidpunkt.

personalhantering och bemanningsplanering

Snabb och smidig bemanning är ofta avgörande när du tillfälligt behöver stärka arbetskapaciteten. Det är dock lika viktigt att ha en tydlig bild av de resurser som redan finns tillgängliga i personalstyrkan och en plan för hur du använder dem på bästa sätt.

Det bör ha högsta prioritet att se till att du alltid kan fylla företagets kritiska roller, d.v.s. de roller som är avgörande för den dagliga driften. Ett sätt att göra detta är att alltid ha reservpersonal som sköter uppgifter med lägre prioritet så länge bemanningen är tillräcklig, men går in och tar över centrala uppgifter när frånvaron är hög.

Det är också viktigt att ha en plan för roller som kräver specialistutbildning eller nischad expertis som kan vara svår att hitta på arbetsmarknaden.

Det är just i sådana sammanhang som det blir avgörande med riktade satsningar på utbildning och kompetensutveckling. En effektiv bemanningsplanering kan bidra till att säkerställa att ni har personal tillgänglig som kan täcka upp vid frånvaro, men också frigöra tid och skapa flexibilitet för utbildningsinsatser där medarbetarna förvärvar nya kompetenser.

Vår Inhouse Services-lösning hjälper dig att bättre förstå dina mänskliga resurser och optimera din personalhantering och bemanningsplanering så att risken för allvarliga konsekvenser vid hög frånvaro minskar. Detta kan omfatta en satsning på planering och utbildning som hjälper dig att fördela medarbetarna rätt i verksamheten och ge dem möjlighet att utvecklas.

vårt personalvårdsprogram

Grundstenar som lön och förmåner är naturligtvis mycket viktiga för arbetstagarna. En arbetsgivare som vill bygga starka, varaktiga relationer till sina mest värdefulla medarbetare måste dock erbjuda något mer än bara lön.

Enligt 2020 års randstad employer brand research var faktorer kopplade till allmän hälsa och trivsel, såsom balans mellan jobb och fritid eller en trevlig arbetsmiljö, bland de fem viktigaste skälen att välja en viss arbetsgivare under 2020.

I en enkät från LinkedIn svarade över hälften av arbetstagarna att det de var mest stolta över på sitt företag var flexibiliteten och möjligheten till en god balans mellan jobb och fritid. Sju av tio sa att de inte skulle jobba för ett företag som hade en negativ kultur.

Koncept som balans mellan jobb och fritid, flexibilitet och att bygga upp en positiv stämning på arbetsplatsen är direkt kopplade till frånvaronivåerna, eftersom anställda som trivs och är engagerade är mindre benägna att utebli från arbetet till följd av hälsoproblem som stress, ångest och depression.

Om du bygger upp starka, samarbetsinriktade relationer till medarbetarna blir det dessutom lättare att föra en öppen dialog, vilket hjälper dig förstå grundorsakerna till eventuell problematisk frånvaro.

En viktig del i vårt kunderbjudande är personalvårdsprogrammet, som ingår i vår Inhouse Services-lösning. Genom detta program stödjer vi ditt arbete med att ta reda på vad som är viktigt för dina anställda, vilka problem de eventuellt står inför och i förlängningen varför företaget har höga frånvarotal. En annan viktig del av vår Inhouse Services-strategi är att en av våra konsulter arbetar på plats hos er, om så är möjligt. På så sätt kan vi bilda oss en egen uppfattning om arbetsplatsen och vilka förändringar som skulle kunna göra medarbetarna nöjdare, friskare och säkrare. Du får också stöd av ett större team som kan ge ett bredare perspektiv på din rekryterings- och HR-funktion som helhet.

ett helhetsgrepp

När problematisk frånvaro börjar bli ett allvarligt bekymmer för ditt företag måste du söka efter en lösning. Antagligen kommer du att upptäcka att en effektiv hantering av den här frågan inte hänger på en enda metod eller lösning, utan en rad olika strategier som i samverkan ger positiva och varaktiga resultat.

Det är viktigt att du planerar och schemalägger på ett sådant sätt att du använder tillgänglig kompetens och arbetskraft optimalt, men du måste också vara beredd att rekrytera kvalificerade, pålitliga medarbetare när det behövs.

Du behöver vara vaksam och reagera snabbt på de utmaningar som uppstår när frånvaron ökar, men du måste också proaktivt föra en dialog med medarbetarna för att reda ut grundorsakerna till problemet.

Du måste kort sagt ta ett helhetsgrepp. Här bör aspekter som personalens välbefinnande, engagemang och hur väl de trivs med sina jobb ges samma tyngd som centrala HR-processer som bemanningsplanering och rekrytering.

Vi kan stödja dig i de olika faserna av ditt projekt för en bättre frånvarohantering – från rekrytering av flexibla medarbetare när du behöver stärkt kapacitet, till optimering av resursplanering, schemaläggning och utbildning så att din befintliga personal kan nå sin fulla potential.

Om du vill veta mer om hur vi hjälpt andra kunder med den här utmaningen kan du läsa caset nedan. Den handlar om ett globalt logistikföretag som vände sig till Randstad när deras höga frånvarotal började leda till missade tidsfrister och ohållbara övertidskostnader.

ladda ner caset

 

kommentarer