Av Kristin Olofsson, 2022-02-21 08:15

I takt med att restriktionerna lättar och många marknader öppnar upp igen blir frågan om hur framtidens arbetsliv ska se ut allt mer aktuell, både för arbetsgivare och arbetstagare.

Studier visar att arbetstagarna kanske aldrig vill återgå till kontoret – åtminstone inte på heltid. Enligt en nyligen genomförd undersökning vill 73 % av arbetstagarna globalt behålla flexibiliteten i arbetsschemat. Samtidigt ser 67 % av arbetstagarna fram emot att i större utsträckning kunna samarbeta ansikte mot ansikte med sina kollegor.

73 % av arbetstagarna globalt vill behålla flexibiliteten i arbetsschemat. Samtidigt ser 67 % av arbetstagarna fram emot att i större utsträckning kunna samarbeta ansikte mot ansikte med sina kollegor.

Mot bakgrund av dessa nya förväntningar från arbetstagarnas sida i kombination med en växande och allt mer påtaglig kompetensbrist kan arbetsgivare framöver behöva permanenta möjligheten till distansarbete, även om de egentligen inte vill. . För många organisationer framstår hybridarbete som den idealiska kompromissen.

Hybridarbetet är med all sannolikhet alltså här för att stanna, och det är dags att se till att dina ledare är redo för utmaningen. Som ett hjälpmedel i omställningen har vi samlat våra bästa tips över de verktyg som chefer, teamledare och företagsledare behöver för att framgångsrikt leda ett hybridteam.

5 konkreta tips om hur du leder ett hybridteam

Att föregå med gott exempel är A och O när du ställer om till en ny arbetsmodell. Om du vill att dina ledare ska vara väl förberedda för övergången till hybridarbete måste de få det extra stöd de behöver för att kunna åstadkomma en smidig omställning för hela personalstyrkan. Nedan tittar vi på fem konkreta åtgärder som kan underlätta omställningen.

1. ge tydliga riktlinjer

I början av pandemin tvingades företagsledare världen över att övergå från att leda på plats till att leda ett team av distansarbetare. Nu står många av dessa ledare inför uppgiften att ställa om till hybridarbete. Det är förståeligt att vissa av dem känner en viss motvilja mot att ännu en gång lägga om sin ledarstil. Men om en hybrid arbetsmodell ska fungera måste alla nivåer i företaget vara med på tåget.

Lyckligtvis finns det några saker du kan göra för att underlätta ledarnas hantering av omställningen till hybridarbete.

  • nya policyer på arbetsplatsen

Du kan börja med att gå igenom de policyer som gäller på arbetsplatsen och anpassa dem till den nya arbetsmodellens krav. Om dina teamledare får tydliga riktlinjer för vad som ska gälla kring t.ex. arbetstider och kommunikationskrav underlättar det omställningen för dem.

  • informationsmöten

När det väl har tillkännagivits att ni ska införa hybridarbete är det en god idé att avsätta tid för en serie informationsmöten för såväl chefer som medarbetare. På så vis får organisationens ledare tillfälle att diskutera sina mål och visioner samt ställa frågor om övergången.

  • ledarskapsutbildning

Glöm inte att många av företagets ledare har lagt åratal på att utveckla sin ledarstil, inom ramen för en modell där arbetet sker på plats. Du kan inte förvänta dig att de ska förändras över en natt. Bland det bästa organisationen kan göra för att underlätta omställningen är att erbjuda ledarskapsutbildning med särskilt fokus på att leda en hybrid arbetsstyrka.

Vill du lära dig mer om fördelarna och nackdelarna med de olika arbetsmodellerna hybrid, distans och på plats? Vi har sammanfattat detta i en infographic som du kan ladda ner här:

ladda ner infographic

2. anpassa arbetsplatsen för hybridarbete

hybrid-work-safety-measures

När en ny arbetsmodell införs bör också den fysiska arbetsplatsen omorganiseras. Utvärdera den nuvarande arbetsmiljön på företaget, och fastställ vilka förändringar du kan göra för att optimera den postpandemiska miljön för hybridarbete. Här är några viktiga faktorer att tänka på när du skapar nya miljöer.

  • samarbete

David Solomon, vd för Goldman Sachs, har sagt att distansarbetets potentiella påverkan på samarbetet väcker oro. Han har en poäng. Trots att användningen av verktyg för online-samarbete ökat med 44 % under pandemin vill 67 % av arbetstagarna fortfarande samarbeta mer ansikte mot ansikte.

Det är avgörande att ta hänsyn till denna ökande efterfrågan på samarbete, särskilt när medarbetarna är på plats. Överväg att minska antalet enskilda kontorsutrymmen. Omvandla istället dessa till mötesrum med utrustning för fysiska eller virtuella möten. På Randstad Global har vi till exempel omvandlat arbetsstationer till mötesplatser.

  • decentraliserade kontor

Att övergå till hybridarbete kan hjälpa ditt företag att spara pengar genom att decentralisera kontorslokalerna. Enligt en färsk studie från McKinsey kan organisationer minska sina lokalkostnader med upp till 30 % genom att investera i alternativa arbetsplatser.

Flera företag har redan genomfört detta, t.ex. Target. Detaljhandelsjätten meddelade nyligen att de stänger sitt huvudkontor på över 90 000 kvadratmeter i centrala Minneapolis för att istället erbjuda de 3 500 personer som arbetar där platser på olika satellitkontor. I Storbritannien har banken Santander UK meddelat att deras kontor i Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle och Newcastle ska stängas, liksom över 100 mindre lokalkontor. De berörda medarbetarna kommer att övergå till någon form av distansarbete.

  • covid-19-säkerhet

Ditt företag måste också ta hänsyn till medarbetarnas oro inför att komma tillbaka till kontoret under en global pandemi. Du kan minska stressen genom att investera i en rad olika åtgärder för hälsa och säkerhet, så som testprotokoll, vaccinationsförmåner, arbetsstationer som medger social distansering och personlig skyddsutrustning, t.ex. munskydd. Vissa företag använder till och med teknik, som automatiska lampor och dörrar, för att skapa miljöer där ytorna inte behöver vidröras.

3. sätt empatin i främsta rummet

hybrid-work-homeschooling

När organisationen ger sig in i det outforskade territorium som det innebär att leda en hybrid arbetsstyrka är det viktigt att hela tiden tänka empatiskt. Det är inte bara företagsledare som kämpar med att komma tillrätta med de förändrade arbetsförhållandena, utan även medarbetarna. Många av dem hanterar dessutom samtidigt nya inslag i sitt privatliv, så som att ta hand om eller hemundervisa barn.

Teamledarna måste vara medvetna om att det tar tid att utveckla en hybrid arbetsplats och att justeringar sannolikt kommer att behöva göras. Det finns dock flera saker ditt företag kan göra för att minimera effekterna på medarbetarna.

  • inrätta effektiva kanaler för återkoppling

Det är avgörande att du, i takt med att hybridmodellen byggs upp, utvecklar ett effektivt sätt att ta reda på hur medarbetarna upplever utvecklingen. Överväg att använda olika kanaler för återkoppling, som pulsundersökningar och medarbetarforum, samt utveckla en process som medarbetarna kan använda för att ta upp problem och utmaningar.

Teamledarna bör också löpande kontrollera hur det går för medarbetarna, genom att boka in regelbundna, enskilda möten där såväl jobbrelaterade som privata utmaningar kan diskuteras. Genom konsekvent kommunikation med teamet kan teamledarna bedöma medarbetarnas välbefinnande och upptäcka eventuella problem.

  • behålla flexibiliteten

Eftersom uppbyggnaden av hybridarbetsplatsen är ett pågående projekt bör teamledarna vara medvetna om att de kanske inte alltid förstår medarbetarnas utmaningar. Det är en realitet att pandemin har ökat behovet av en sund balans mellan jobb och fritid. En färsk studie från Randstad visade faktiskt att 62 % av arbetstagarna skulle lämna sitt nuvarande jobb för en mindre attraktiv tjänst om den erbjöd större flexibilitet.

För att undvika ökad personalomsättning måste ledarna medge ett visst mått av flexibilitet inom ramen för det hybrida arbetsschemat. Eventuella problem med balansen mellan arbete och privatliv måste också diskuteras direkt med medarbetarna innan någon lösning föreslås.

  • minska risken för utbrändhet

Teamledarna måste vidta proaktiva åtgärder för att undvika att medarbetarna bränner ut sig. Börja med att reducera antalet virtuella möten till de som är absolut nödvändiga för att teamet ska kunna prestera. Använd istället andra kommunikations- och arbetsplatsverktyg för att se till att teamet kommunicerar och håller kontakt med varandra. Du kan också överväga att boka in tidsperioder då teamet inte får störas, som ett sätt att uppmuntra fokuserad produktivitet. Citigroup har t.ex. infört Zoom-fria fredagar för att se till att medarbetarna har åtminstone en dag då de kan koncentrera sig fullt ut på själva arbetsuppgifterna.

4. fokus på inkludering

Maru Flores, ledare för globalt samarbete och kundproduktivitetstjänster vid Ford, konstaterar att ”det avgörande med en hybrid arbetsmodell är att se till att de som arbetar på kontoret och de som arbetar hemifrån känner samma koppling till arbetsplatsen”. Att bevara en inkluderande atmosfär på den hybrida arbetsplatsen kan dock vara en utmaning. Det viktigaste är att ledarna förstår dessa utmaningar och hittar sätt att skapa en likvärdig upplevelse för de som arbetar på distans och de som arbetar på plats.

  • utveckla synkroniserade kommunikationskanaler

En av de största inkluderingsutmaningarna i en hybrid arbetsmodell är kommunikationen i teamet. Det är lätt hänt att man för ett samtal på arbetsplatsen och glömmer att överföra den relevanta informationen till distansarbetarna. När allt kommer omkring har de flesta haft personlig kommunikation som arbetssätt under hela sitt arbetsliv. För att klara denna utmaning måste ledarna tänka på ett nytt sätt kring arbetsplatskommunikation, och investera i digitala verktyg som möjliggör smidig kommunikation mellan teammedlemmarna.

  • skapa inkluderande mötesrum

Oavsett vilken typ av hybrid arbetsmodell din organisation utvecklar kommer ni sannolikt att hålla många möten där vissa medarbetare är på plats och andra deltar på distans. Det innebär att du bör se till att ni har samarbetsutrymmen som lämpar sig för hybridmöten.

Google har t.ex. inrättat en typ av mötesplatser som de kallar ”campfire”: en blandning av sittplatser och skärmar, placerade i en cirkel. Skärmarna sitter nära ögonhöjd, så att samtalet påminner om ett traditionellt, fysiskt möte. Så avancerade lösningar ligger kanske utanför budgetramen för ditt företag, men det är viktigt att säkerställa att teamen har de verktyg och den utrustning som krävs för att skapa inkluderande mötesrum.

  • se till att medarbetarna får erkännande för sina prestationer

Studier visar att erkännandeprogram kan ge 2,5 gånger högre engagemangsnivåer. Att investera i ett erkännandeprogram eller anpassa ert nuvarande program till hybridarbetsmodellen kan vara ett bra sätt att främja inkludering på arbetsplatsen. Du kan t.ex. koppla regelbundet erkännande till ett förmånsprogram eller hålla virtuella möten med hela företaget eller en viss avdelning där du lyfter medarbetares prestationer.

5. opartisk bedömning av prestationer

En annan fråga som uppstår vid distansarbete är hur man undviker att särbehandla distansarbetare vid bedömningen av medarbetarnas prestationer. Det är ju en realitet att de flesta ledare i åratal har låtit dagliga observationer ligga till grund för sina prestationsbedömningar. I en hybrid arbetsmodell måste dessa ledare hitta nya sätt att på daglig basis utvärdera medarbetarnas prestationer. Här följer några tips på hur ni kan göra.

  • inför strukturerade utvecklingssamtal

Brittiska studier från tiden före pandemin visade att distansarbetare hade 50 % mindre chans att bli befordrade än sina kollegor som arbetade på plats. Företag som vill använda hybridlösningar permanent måste prestera bättre än så. Börja med att införa en strukturerad process för utvecklingssamtal, där du kan göra bedömningen mer objektiv genom att använda olika KPI-mått som komplement till de direkta observationerna.

  • stärk tilliten mellan ledning och medarbetare

Om hybridarbete ska slå väl ut måste ledningen ha ett visst förtroende för medarbetarna, särskilt när de arbetar på distans. Man kan inte detaljstyra distansarbetare och samtidigt förvänta sig att de ska arbeta produktivt. Chefer kan ibland uttrycka oro för distansarbetarnas prestationer, men studier visar att arbetstagare som jobbar hemifrån är 24 % mer produktiva.

Chefer som har svårt att bygga upp ett förtroende för teamet kan överväga alternativa sätt att följa distansarbetarnas produktivitet. Det malaysiska företaget ADA använder t.ex. ett enkelt Excel-formulär där medarbetarna dokumenterar sina dagliga uppgifter, så att cheferna kan se hur arbetet framskrider, oavsett varifrån det utförs.

  • ge regelbunden återkoppling

Om du inte är försiktig kan en del medarbetare uppleva växlingen mellan distansarbete och arbete på plats som förvirrande. Du kan motverka denna osäkerhetskänsla genom att se till att medarbetarna får regelbunden återkoppling. När arbetet utförs på plats ges återkoppling sporadiskt under hela arbetsdagens gång. När arbetet sker delvis på distans minskar dock möjligheterna att stöta på varandra på plats, vilket innebär att dina ledare måste ta för vana att ge värdefull återkoppling via andra kommunikationskanaler.

Om du proaktivt förbereder teamledarna på övergången till hybridarbete kan det bidra till en smidig omläggning för personalstyrkan i stort. Vill du läsa mer om vad du kan göra för att stärka medarbetarnas engagemang på den hybrida arbetsplatsen? Ladda ned vår guide.

ladda ner guiden

kommentarer