Av Björn Söderberg, 2021-01-18 10:00

Att kontrollera kostnaderna är högt prioriterat för de flesta chefer på inköpssidan. Jobbet går ju ut på att skaffa alla de resurser och tillgångar företaget behöver för att lyckas, och då måste man vara säker på att det sker på ett kostnadseffektivt sätt.

När det gäller rekrytering är det relativt enkelt att spåra de direkta kostnaderna, såsom löner och utgifter för annonsering av specifika roller.

Men det är viktigt att inte enbart fokusera på direkta rekryteringsutgifter, utan också på de indirekta kostnaderna som t.ex. de produktivitetsförluster som uppstår när medarbetare är frånvarande eller när tjänster förblir otillsatta alltför länge. Indirekta kostnader är svårare att kvantifiera och redogöra för i budgeten, men kan ändå få stora konsekvenser för företagets ekonomiska resultat. Om du vill uppnå verkligt höga effektivitetsnivåer måste du vara medveten om de faktorer som påverkar tidsåtgång, produktivitet och arbetskraftskostnader.

Kort sagt, om du spårar de indirekta personalkostnaderna får du bättre förutsättningar att hantera och minska dem. Nedan går jag igenom några av de vanligaste indirekta kostnaderna, och vad du kan göra för att kontrollera dem.

frånvaro och personalomsättning

Höga frånvarotal är en betydande ekonomisk börda för en verksamhet. När medarbetare inte är på plats för att utföra det arbete som behöver göras kan du välja mellan att ta in extra personal med kort varsel, flytta runt de medarbetare som är på plats eller be personalen att jobba över. De senare alternativen kan medföra produktivitetsförluster, eftersom medarbetarna frångår sina ordinarie uppgifter för att utföra arbete de kanske inte har rätt kompetens för. Dessutom måste potentiella följdverkningar som ökad stress tas med i beräkningen.

Hög personalomsättning medför liknande kostnader och nackdelar. Om det är för många medarbetare som säger upp sig, tvingas du lägga mycket tid, pengar och kraft på att fylla luckorna i bemanningen. Bortsett från de uppenbara ekonomiska konsekvenserna, kan detta orsaka störningar på arbetsplatsen och ha negativa effekter på trivsel och arbetsmoral.

Kostnaderna för både frånvaro och personalomsättning kan minimeras genom en beprövad och effektiv rekryteringsmodell. Om du följer etablerade processer för att säkerställa att du anställer rätt personer ökar du chansen att medarbetarna trivs och får en sund, fungerande arbetsrelation till dig.

långa rekryteringstider

När alltför mycket tid läggs på att tillsätta lediga tjänster uppstår också en indirekt personalkostnad, som kan vara lätt att förbise. Ju mer tid som läggs på rekrytering, desto mindre tid kan läggas på kärnverksamheten, att generera intäkter och öka lönsamheten.

En av de viktigaste åtgärderna för att optimera resultaten på det här området är att upprätta relevanta mått och nyckeltal, som kan hjälpa dig följa rätt data och inse när rekryteringen börjar ta för mycket tid i anspråk.

Som tur är har moderna arbetsgivare också tillgång till teknik som kan korta av rekryteringstiderna utan att ge avkall på kvaliteten. Med ett verktyg som Checkster kan du t.ex. använda automatisering för att snabbare kontrollera referenser, medan AllyO med hjälp av artificiell intelligens, maskininlärning och språkteknologi reducerar rekryteringsteamets administrativa arbetsbörda.

utbildning och introduktion

Rekryteringsprocessen är faktiskt inte slut när du har bedömt och valt ut kandidater och de har tackat ja till ett jobberbjudande från dig. Om du vill att dina medarbetare ska prestera så bra som möjligt måste du också stödja dem så att de kommer in i organisationen och sin nya roll.

Denna process kan omfatta viss informell utbildning eller stöd i form av mentorskap från andra medarbetare. Sådana arrangemang kan vara viktiga för att få nyanställda att komma igång och bli produktiva, men ses inte alltid som självklara rekryteringskostnader, trots att de tar tid och påverkar andra medarbetarnas produktivitet.

Vidare behöver du ta hänsyn till extra kostnader för certifiering av specifika kompetenser hos medarbetarna, tillfälligt upptrappade kvalitetskontroller och eventuellt reducerad produktivitet för hela teamet.

Introduktion av nya medarbetare är ett annat område där du kan dra stor nytta av expertstöd och tekniska innovationer. Moderna verktyg kan hjälpa dig anlägga ett helhetsperspektiv på allt från annonsering av tjänster till introduktion av nyanställda. Med rätt HR-partner blir det lättare att identifiera de processer och tekniska lösningar som är mest effektiva och ger bäst resultat inom dessa områden.

När du söker efter möjliga kostnadsbesparingar i organisationen, bör du överväga även indirekta kostnader. Det kan du läsa mer om i vår guide: 5 sätt inköpsteam kan sänka personalkostnaderna.

ladda ner guiden

kommentarer